No post de hoje, o sócio diretor da Prosphera Educação Corporativa, Haroldo Eiji Matsumoto, dá dicas de quando e como profissionalizar a sua empresa. Boa leitura!
Qual o melhor momento para iniciar o processo de profissionalização de um pequeno negócio?
Acredito que o momento correto é quando começa a trazer insatisfação ou incomodo para o empresário. Quando ele percebe que a sua jornada de trabalho que antes era desafiador, mas trazia uma satisfação agora se torna uma aflição de problemas e conflitos.
Isso ocorre depois que a empresa começou a crescer e contratar novos colaboradores para ajudar na demanda de atividades do negócio.
Outra percepção do momento de profissionalizar é quando as responsabilidades do empresário crescem e não consegue dar conta de tudo e acaba ficando esgotado. Sente que as pessoas a sua volta não conseguem fazer o trabalho melhor que ele, por isso prefere ele mesmo fazer. Ele não consegue delegar suas atividades.
O empresário pode sentir os reflexos da falta de profissionalização pelos atrasos no prazo de entrega, retrabalho, desperdício, conflitos entre as pessoas e processos na empresa e principalmente, a empresa que antes era lucrativa começa a ter dificuldade de cumprir seus pagamentos ou já está em dívida financeira.
Vale lembrar que a empresa pode ter um ou mil colaboradores, a questão da profissionalização do negócio está na visão de futuro do empresário e o que espera como retorno do seu empreendimento.
Passo a passo que o empreendedor deve adotar para começar a profissionalizar a sua empresa
De acordo com nossa experiência, sugerimos que se faça uma avaliação, um diagnóstico das áreas da empresa.
Normalmente na pequena empresa as áreas se misturam, recomendamos que de alguma forma ele separe as áreas de marketing, finanças, processos e recursos humanos para compreender o que acontece em cada uma das áreas da sua empresa.
Ele pode começar a verificar a situação financeira, se há lucro no negócio, se as contas estão sendo pagas no vencimento se está recebendo dos clientes sem atrasos, se há capital de giro suficiente para cumprir os prazos entre pagamentos e recebimentos.
Se consegue elaborar um fluxo de caixa para fazer previsões e planejamento a médio prazo. Verificar como estão sendo feitos os cálculos do preço de venda de seus produtos e serviços.
Na área comercial ou marketing, verificar a base de clientes ativos se estão com o relacionamento em dia, se existe alguma ação para reativar antigos clientes, se existe uma estratégia de venda com objetivos e metas, se escolheu quais indicadores demonstraram se o comercial está indo bem ou precisa de apoio e orientação.
Quais as ferramentas de comunicação utiliza e sua eficiência para divulgar e atrair cliente para seus serviços e produtos.
Na parte de processos ou se for uma indústria a produção, verificar como é feito e quanto tempo as pessoas precisam para executar suas tarefas. Se existe trabalho feito em duplicidade, desperdício ou de baixa qualidade, se cada um faz a sua maneira a mesma tarefa ou existe um modelo padrão para garantir a qualidade final.
Em se tratando das pessoas envolvidas, sugerimos a atenção especial do empresário, pois elas são fundamentais para que o processo de profissionalização seja executado com sucesso.
Para isso avaliar as pessoas com cargo de liderança, se existem as competências necessárias para que atue como líder da equipe: nem sempre o melhor vendedor se torna o melhor gerente de vendas.
Qual é o objetivo da sua empresa para os próximos anos?
Avaliados os pontos críticos da empresa é o momento de avaliar qual o objetivo da empresa nos próximos anos e desenvolver o planejamento a médio e longo prazo para que isso possa ser efetivamente alcançado.
Agora que o empresário sabe onde quer chegar e sabe da sua condição atual, é hora de traçar um plano de ação para que possa aprimorar o que encontrou de qualidades e competências da sua empresa e os problemas para criar a força tarefa necessária para melhorar e profissionalizar as áreas da empresa.
Nem sempre o empresário e sua equipe dominam cada uma das áreas o suficiente para elevar o grau de maturidade e profissionalização da área. Se o caso é este, sugerimos a capacitação em cursos e treinamentos, contratação de consultorias especializadas ou contratação de novos colaboradores que possam participar e implementar essas mudanças.
Envolvimento dos funcionários no processo
A comunicação e participação dos colaboradores neste processo é fundamental. Se o empresário não envolver com uma comunicação transparente e que demonstre a necessidade e os benefícios para empresa e para os colaboradores, dificilmente conseguirá a adesão para o sucesso desta profissionalização.
Todas as pessoas, independente da sua origem, formação ou experiência, desejam crescer e ser melhor, ter uma qualidade de vida. O empresário deve ter consciência que ele é o responsável pelo ambiente dentro da empresa que pode ajudar o colaborador a ser melhor ou desmotiva-lo a ponto de não querer colaborar. É o que dizemos quando ele está de corpo na empresa, mas a alma está em outro lugar, fisicamente está lá entretanto seu pensamento longe de querer ajudar.
Por este motivo a preparação das pessoas em cargo de liderança é tão importante, são elas que ofereceram a energia necessária para que as pessoas confiem na empresa e juntas atinjam seus objetivos pessoais alinhados com os objetivos da empresa.
Na Prosphera Educação Corporativa temos o costume de doutrinar o empresário que a gestão empresarial envolve um conceito de mão dupla.
O empresário se esforça para ajudar sua equipe e a equipe recebe do empresário a recompensa de seu esforço.
Não existe um sem o outro, por isso exige sacrifício do empresário e muitas vezes diminuir seu lucro para compartilhar com sua equipe, é o verdadeiro ganha-ganha. Para isso é uma mudança de comportamento e atitude muito grande para quem não está acostumado a dividir.
Ferramentas acessíveis no mercado para ajudá-lo na gestão
Hoje com o advento das novas tecnologias apoiadas na internet temos acesso a ferramentas de gestão fantásticas com preços acessíveis. Temos desde softwares de contabilidade e gestão financeira, até ERP (Enterprise Resource Planning – Planejamento dos Recursos da Empresa) que fazem a integração das áreas da empresa com valores acessíveis para micro e pequenas empresas.
O Sebrae oferece uma ferramenta gratuita chamada Market UP – www.marketup.com de gestão empresarial que envolve as área de finanças, ponto de venda, compras, vendas e estoque.
Abaixo algumas ferramentas gratuitas ou de baixo custo para o empresário começar:
- Vendas – CRM: Agendor: www.agendor.com.br
- Contabilidade: www.contabilizei.com.br
- Finanças: www.contaazul.com.br e www.zeropaper.com.br
- Marketing: www.mailchimp.com
- Pesquisa: www.surveymonkey.com
Outras dicas que poderão ajudar nesse processo
A profissionalização da empresa é um marco importante para a empresa crescer com sustentabilidade nos próximos anos. Algumas áreas que se desenvolvem podem alavancar as vendas e principalmente a lucratividade do negócio.
A maior dificuldade é o empresário acreditar que é possível sair do modelo atual e se tornar uma “pequena grande empresa”, pequena no seu faturamento atual, mas grande nos processos e na forma como interage com o mercado.
Deve se inspirar nas ideias e práticas das empresas de sucesso e ver como elas conseguiram ir tão longe e trazer essas boas práticas para dentro da empresa. Claro que as realidades são diferentes, mas o primeiro passo é acreditar e tomar uma atitude para mudança.
Sabemos da grande dificuldade de sair da área que nos traz segurança e enfrentar uma situação diferente do dia a dia. Com conceitos e regras de negócio que trarão desconforto e ainda mais trabalho, porém somente desta forma a empresa poderá crescer e finalmente o empresário poderá desfrutar do que construiu ao longo dos anos.
Ele deixará que as áreas profissionalizadas exerçam suas atividades sem necessariamente a presença do dono. Sem dúvida esse é o maior benefício que o empresário terá da profissionalização do seu negócio.
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