As correspondências eletrônicas também devem seguir algumas regras de etiqueta e exigem habilidade dos redatores para que as mensagens sejam interpretadas corretamente.
Milhares de e-mails são enviados diariamente em todo o mundo. De acordo com uma estimativa do Radicati Group, foram 269 bilhões de correios eletrônicos trocados em 2017 por 3,7 bilhões de usuários, e esse número continua crescendo. A expectativa é que sejam 281,1 bilhões de e-mails em 2018 e 319,6 bilhões em 2021.
A larga prática, no entanto, não se traduz em maior eficiência na troca de e-mails. Ao contrário, as pessoas continuam cometendo uma série de erros no uso do recurso.
Frequentemente também são mal interpretadas, principalmente porque a comunicação baseada exclusivamente no texto é incompleta: faltam a expressão facial, a linguagem corporal e o tom de voz que, nas conversas, contam tanto quanto as palavras que são ditas e ajudam no seu correto entendimento. Então, toda a atenção é pouca.
A Entrepreneur destacou cinco dos equívocos mais frequentes na troca de mensagens e mostra algumas regras de conduta que devem ser seguidas nas correspondências eletrônicas:
1. Mensagens coletivas
Resista ao impulso de copiar várias pessoas em cada mensagem e, se você é um dos destinatários de um e-mail, modere no uso do recurso ”responder a todos”, principalmente se sua resposta não acrescentar muito. É desagradável receber um e-mail coletivo e, na sequência, ver chegarem vários outros com respostas monossilábicas, como “obrigado” e “ok”.
Limite-se a incluir nos seus e-mails pessoas que tenham realmente importância para a conversa ou que precisem tomar conhecimento dela. Se fosse uma reunião, essas pessoas seriam convocadas? Se a resposta a essa pergunta for positiva, liste-as como destinatárias. Caso contrário, esqueça.
2. Respostas telegráficas
A discrepância entre o esforço dedicado à redação da mensagem e a atenção dada à resposta também costuma causar problemas nas correspondências eletrônicas. Quando uma pessoa gasta um tempo elaborando um e-mail, preocupada em expor o assunto com o máximo de detalhes, espera que a resposta seja igualmente pensada.
Uma resposta curta e seca soa como desinteressada. Caso seja necessário dar uma resposta rápida, mas não há para prepará-la, seja sincero é diga que vai ler a mensagem depois com calma para responder adequadamente. E não se esqueça de cumprir a promessa.
3. Urgência desnecessária
Urgências não devem ser tratadas por e-mail. Nesses casos, o telefone ou uma conversa presencial ainda são os meios mais indicados. Portanto, as mensagens tituladas como urgentes são irritantes para quem as recebe. Se o objetivo é chamar a atenção, gaste um tempo pensando no que vai escrever no campo de assunto para que seu e-mail seja clicado e lido pelos destinatários.
4. Excesso de críticas
E-mails com críticas, mesmo que essas críticas tenham a melhor das intenções, devem ser evitados. Como as mensagens não contêm outros elementos de comunicação, como o tom de voz e as expressões faciais, as palavras negativas ganham uma conotação muito dura. Tente reescrever as frases de modo que tenham um caráter positivo. Por exemplo, em vez de dizer “não aborde o cliente desta maneira”, diga “quando abordar um cliente, faça-o dessa forma”. Deixe os feedbacks negativos para as conversas ao vivo.
5. Mensagens automáticas
Quem nunca recebeu um e-mail com um simples anexo, sem nenhuma palavra no corpo da mensagem para explicar o envio?
Mensagens assim, escritas às pressas e sem nenhuma atenção, deixam uma impressão negativa em quem os recebe. Portanto, seja mais polido e gaste um tempo escrevendo uma breve saudação e algumas palavras sobre o material que está enviando.
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