Processos: Por que otimizar os processos na sua empresa

Otimizar processos é um dos principais passos para aumentar a produtividade das equipes de trabalho e da empresa em geral, garantindo maior fluidez e objetividade. Para tanto, é preciso eliminar alguns “gargalos” existentes.

Sabendo da importância do assunto, muitos gestores já investem em ferramentas específicas para isso, como automação de processos, melhoria da comunicação e treinamento das equipes. Logo, pode-se atingir resultados ainda melhores.

Pensando na importância do assunto, elaboramos este artigo para te ajudar a entender a importância de otimizar processos e como fazer isso na prática. Continue a leitura!

Por que otimizar os processos?

Processo é toda sequência de atividades que objetiva um resultado específico, como vender, desenvolver um novo produto ou pagar contas. Quando o processo é consistente, claro e conhecido na empresa, todos saem beneficiados.

O primeiro motivo para investir na otimização dos processos, é a razão de que por meio dela é que os objetivos podem ser alcançados. Logo, sem processos bem definidos, fica ainda mais difícil alcançar as metas ou objetivos em curto e longo prazo.

É preciso destacar, também, que processos claros eliminam uma série de conflitos, erros e problemas ao longo do expediente. É possível ter profissionais mais alinhados, reduzir o desperdício de materiais, assim como acidentes no trabalho.

Por fim, deve-se destacar que a melhoria nos processos é proporcional ao aumento de produtividade. Cerca de 17 horas do expediente são improdutivas em uma semana de trabalho, segundo pesquisa da Microsoft. Com processos bem delineados, é possível reduzir drasticamente esse número.

Como identificar “gargalos” nos processos?

Gargalo é todo obstáculo que interfere no alcance de determinado resultado. Assim, impedimentos ao longo do processo — como pessoas desmotivadas — podem ser considerados gargalos que devem ser neutralizados ou eliminados.

Segundo o diagrama de Ishikawa, existem 6 principais causas para os problemas (comumente chamada de 6Ms):

  1. método;
  2. medida;
  3. mão de obra;
  4. meio ambiente;
  5. matéria-prima;
  6. máquinas.

É perfeitamente possível que o “gargalo” do processo esteja em máquinas antigas, métodos obsoletos de produção ou, ainda, no meio ambiente — desprovido de condições para laborar com qualidade. Cada gestor deve fazer sua análise.

Como otimizar processos na empresa?

Há diversas maneiras de otimizar processos na empresa, devendo-se, em primeiro lugar, realizar um diagnóstico para identificar a causa-raiz da ineficácia. O problema pode estar em qualquer um dos 6Ms apresentados anteriormente.

Uma medida comum é a melhoria da comunicação interna. Sem diálogo, por mais bem desenhados que sejam, os processos irão “desentoar” de alguma forma. A falta de comunicação faz com que os profissionais andem em direções desiguais.

Outra medida cada vez mais presente é a aplicação de tecnologias de automação, substituindo o trabalho manual pelo de máquinas. Isso já pode ser feito com o atendimento, análise de resultados e até alguns serviços de marketing.

Além de tudo, é preciso manter a equipe capacitada, isto é, competente para desempenhar suas tarefas diárias com maestria. Sem gente qualificada, os processos nunca serão bem executados e os objetivos não serão alcançados.

Como se pode ver, otimizar processos é algo realmente importante. Assim, é possível aumentar a produtividade da empresa, melhorar o alinhamento das equipes e obter melhores resultados. Então não deixe de praticar nossas dicas.

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